Guía de retención de registros
Cuánto tiempo mantener los registros de impuestos
Debe conservar sus registros durante el tiempo que sea necesario para la administración de cualquier disposición del Código de Rentas Internas. Por lo general, esto significa que debe mantener registros que respalden los elementos que se muestran en su declaración hasta que finalice el período de limitaciones para esa devolución.
El período de limitaciones es el período de tiempo en el que puede enmendar su declaración para reclamar un crédito o reembolso o el IRS puede evaluar impuestos adicionales. La Tabla 1 contiene los plazos de prescripción que aplican a las declaraciones del impuesto sobre la renta. A menos que se indique lo contrario, los años se refieren al período que comienza después de la presentación de la planilla. Las declaraciones presentadas antes de la fecha de vencimiento se tratan como presentadas en la fecha de vencimiento.
Propiedad: Mantenga los registros relacionados con la propiedad hasta que expire el período de prescripción para el año en que enajene la propiedad en una disposición imponible. Debe mantener estos registros para calcular su base para calcular la ganancia o pérdida cuando vende o dispone de la propiedad.
Por lo general, si recibió bienes en un intercambio no sujeto a impuestos, su base en esos bienes es la misma que la base de los bienes que entregó. Debe conservar los registros de la propiedad antigua, así como de la propiedad nueva, hasta que expire el período de prescripción para el año en que enajene la propiedad nueva en una disposición gravable.
Mantenimiento de registros para fines no tributarios: Cuando sus registros ya no sean necesarios para fines fiscales, no los deseche hasta que verifique si deben conservarse por más tiempo para otros fines. Su compañía de seguros o sus acreedores pueden exigirle que mantenga ciertos registros por más tiempo que el IRS.
¿Por qué llevar registros?
Hay muchas razones para llevar registros. Además de los impuestos, es posible que deba mantener registros para fines de seguros o para obtener un préstamo. Los buenos registros le ayudarán a:
Identificar las fuentes de ingresos. Puede recibir dinero o propiedad de una variedad de fuentes. Sus registros pueden identificar las fuentes de sus ingresos. Necesita esta información para separar los ingresos comerciales de los no comerciales y los ingresos imponibles de los no imponibles.
Lleve un registro de los gastos. Puede olvidar un gasto a menos que lo registre cuando ocurra. Puede usar sus registros para identificar los gastos por los cuales puede reclamar una deducción. Esto le ayudará a determinar si puede detallar las deducciones en su declaración de impuestos.
Lleve un registro de la base de la propiedad. Debe mantener registros que muestren la base de su propiedad. Esto incluye el costo original u otra base de la propiedad y cualquier mejora que haya realizado.
Prepara tus declaraciones de impuestos. Necesita registros para preparar su declaración de impuestos. Los buenos registros lo ayudan a archivar de manera rápida y precisa.
Elementos de apoyo informados en las declaraciones de impuestos. Debe mantener registros en caso de que el IRS tenga una pregunta sobre un artículo en su declaración. Si el IRS examina su declaración de impuestos, se le puede pedir que explique los elementos informados. Buenos registros le ayudarán a explicar cualquier artículo y llegar al impuesto correcto con un mínimo de esfuerzo. Si no tiene registros, es posible que deba dedicar tiempo a obtener estados de cuenta y recibos de varias fuentes. Si no puede producir los documentos correctos, es posible que deba pagar impuestos adicionales y estar sujeto a sanciones.
Tipo de registros a mantener:
Registros básicos
Los registros básicos son documentos que todo el mundo debería conservar. Estos son los registros que prueban sus ingresos y gastos. Si posee una casa o inversiones, sus registros básicos deben contener documentos relacionados con esos elementos.
Ingreso
Sus registros básicos prueban las cantidades que declara como ingresos en su declaración de impuestos. Sus ingresos pueden incluir salarios, dividendos, intereses y distribuciones de sociedades o corporaciones S. Sus registros también pueden probar que ciertas cantidades no están sujetas a impuestos, como los intereses exentos de impuestos.
Nota: Si recibe un Formulario W-2, conserve la Copia C hasta que comience a recibir los beneficios del seguro social. Esto ayudará a proteger sus beneficios en caso de que haya dudas sobre su historial laboral o ganancias en un año en particular. Revise la información que se muestra en su Declaración de Seguro Social anual (para trabajadores mayores de 25 años).
Gastos
Sus registros básicos prueban los gastos por los cuales reclama una deducción (o crédito) en su declaración de impuestos. Sus deducciones pueden incluir pensión alimenticia, contribuciones caritativas, intereses hipotecarios e impuestos inmobiliarios. También puede tener gastos de cuidado de niños por los cuales puede reclamar un crédito.
Casa
Sus registros básicos deberían permitirle determinar la base o la base ajustada de su hogar. Necesita esta información para determinar si tiene una ganancia o una pérdida cuando vende su casa o para calcular la depreciación si usa parte de su casa para fines comerciales o para alquilar. Sus registros deben mostrar el precio de compra, los costos de liquidación o cierre y el costo de cualquier mejora. También pueden mostrar las pérdidas por hechos fortuitos deducidas y los reembolsos de seguros por pérdidas por hechos fortuitos. Sus registros también deben incluir una copia del Formulario 2119, Venta de su casa, si vendió su casa anterior antes del 7 de mayo de 1997 y pospuso el impuesto sobre la ganancia de esa venta.
Cuando vende su casa, sus registros deben mostrar el precio de venta y los gastos de venta, como las comisiones.
Inversiones
Sus registros básicos deberían permitirle determinar su base en una inversión y si tiene una ganancia o una pérdida cuando la vende. Las inversiones incluyen acciones, bonos y fondos mutuos. Sus registros deben mostrar el precio de compra, el precio de venta y las comisiones. También pueden mostrar dividendos reinvertidos, divisiones de acciones y dividendos, cargos de carga y descuento de emisión original (OID).
Prueba de pago
Uno de sus registros básicos es el comprobante de pago. Debe conservar estos registros para respaldar ciertos montos que se muestran en su declaración de impuestos. La prueba de pago por sí sola no es prueba de que el artículo reclamado en su devolución sea permisible. También debe conservar otros documentos que ayudarán a probar que el artículo está permitido.
Generalmente, usted prueba el pago con un recibo de efectivo, estado de cuenta financiera, estado de cuenta de tarjeta de crédito, cheque cancelado o cheque sustituto. Si realiza pagos en efectivo, debe obtener un recibo fechado y firmado que muestre el monto y el motivo del pago.
Si realiza pagos mediante transferencia electrónica de fondos, es posible que pueda probar el pago con un estado de cuenta.
Estados de cuenta: Es posible que pueda probar el pago con un estado de cuenta financiero legible preparado por su banco u otra institución financiera.
Declaraciones de pago: Es posible que se le retengan gastos deducibles de su cheque de pago, como cuotas sindicales o primas de seguro médico. Debe conservar sus recibos de pago de fin de año o finales como prueba del pago de estos gastos.
Registros específicos
Esta sección es una lista alfabética de algunos elementos que requieren registros específicos además de sus registros básicos.
Pensión alimenticia
Si recibe o paga pensión alimenticia, debe conservar una copia de su acuerdo de separación por escrito o del decreto de divorcio, manutención por separación o manutención. Si paga pensión alimenticia, también necesitará saber el número de seguro social de su ex cónyuge.
Uso comercial de su hogar
Es posible que pueda deducir ciertos gastos relacionados con el uso comercial de su hogar. Debe mantener registros que muestren la parte de su hogar que utiliza para el negocio y los gastos relacionados con ese uso.
Pérdidas por hechos fortuitos y robos
Para deducir una pérdida por hecho fortuito o robo, debe poder probar que tuvo un hecho fortuito o robo. Sus registros también deben poder respaldar la cantidad que reclama.
Para una pérdida por hecho fortuito, sus registros deben mostrar:
El tipo de siniestro (accidente automovilístico, incendio, tormenta, etc.) y cuándo ocurrió,
Que la pérdida fue resultado directo del siniestro, y
Que eras el dueño del inmueble.
Para una pérdida por robo, sus registros deben mostrar:
Cuando descubrió que faltaba su propiedad,
Que su propiedad fue robada, y
Que eras el dueño del inmueble.
Crédito de cuidado infantil
Debe proporcionar el nombre, la dirección y el número de identificación fiscal de todas las personas u organizaciones que brindan atención a su hijo o dependiente. Puede usar el Formulario W-10, Identificación y certificación del proveedor de cuidado de dependientes, o varias otras fuentes para obtener la información del proveedor de cuidado. Guarde esta información con sus registros de impuestos.
Contribuciones
Debe llevar registros para comprobar las contribuciones que realiza durante el año. Los tipos de registros dependen de si la contribución es en efectivo, no en efectivo o gastos de bolsillo. Para obtener información sobre las contribuciones y los registros que debe llevar, consulte la Publicación 526, Contribuciones benéficas.
Crédito para Adultos Mayores o Discapacitados
Si tiene menos de 65 años, debe pedirle a su médico que complete una declaración que certifique que estaba total y permanentemente discapacitado en la fecha en que se jubiló.
No tiene que presentar esta declaración con su Formulario 1040 o Formulario 1040A, pero debe conservarla para sus registros.
Si el Departamento de Asuntos de Veteranos (VA) certifica que tiene una discapacidad permanente y total, puede sustituir el formulario 21-0172 de VA, Certificación de discapacidad permanente y total, por la declaración del médico que debe conservar.
Gastos de Educación
Si tiene los registros para probar sus gastos, puede tener derecho a reclamar ciertos beneficios fiscales para sus gastos de educación. Puede calificar para excluir de los ingresos elementos como una beca calificada, intereses sobre bonos de ahorro de EE. UU. o reembolso de su empleador. También puede calificar para ciertos créditos o deducciones. Debe conservar documentos, como transcripciones o descripciones de cursos, que muestren períodos de inscripción y cheques cancelados y recibos que verifiquen los montos que gastó en matrícula, libros y otros gastos educativos.
Exenciones
Si reclama una exención para su cónyuge o un dependiente (un hijo calificado o un pariente calificado), debe mantener registros que respalden la deducción.
Gastos comerciales de los empleados
Si tiene gastos comerciales de empleados, consulte la Publicación 463, Gastos de viaje, entretenimiento, obsequios y automóviles, para ver una discusión sobre qué registros debe llevar.
Incentivos de energía
Si desea reclamar uno de los incentivos fiscales por la compra de productos energéticamente eficientes, debe llevar registros que acrediten:
Cuándo y cómo adquirió la propiedad,
El precio de compra de la propiedad, y
Que la propiedad calificó para el crédito.
Los siguientes documentos pueden mostrar esta información:
Facturas de compra y venta.
Declaración de certificación del fabricante.
Cheques cancelados.
Ganancias y pérdidas en juegos de azar
Debe llevar un diario preciso de sus ganancias y pérdidas que incluya:
Fecha y tipo de actividad de juego,
Nombre y dirección o ubicación del establecimiento de juego,
Nombres de otras personas presentes con usted en el establecimiento de juego, y
Cantidad que ganó o perdió.
Cuenta de Ahorros de Salud (HSA) y Cuenta de Ahorros Médicos (MSA)
Por cada gasto médico calificado que pague con una distribución de su HSA o MSA, debe mantener un registro del nombre y la dirección de cada persona a la que pagó y el monto y la fecha del pago.
Acuerdos de jubilación individual (IRA)
Guarde copias de los siguientes formularios y registros hasta que se realicen todas las distribuciones de su(s) IRA(s).
Formulario 5498, Información de contribución de IRA, o declaración similar recibida para cada año que muestre las contribuciones que realizó, las distribuciones que recibió y el valor de su(s) IRA.
Formulario 1099-R, Distribuciones de Pensiones, Anualidades, Planes de Retiro o Participación en las Utilidades, IRA, Contratos de Seguros, etc., recibido por cada año en que recibió una distribución.
Formulario 8606, IRA no deducibles, por cada año que realizó una contribución no deducible a su IRA o recibió distribuciones de una IRA si alguna vez realizó contribuciones no deducibles.
Para obtener una hoja de trabajo que puede usar para llevar un registro de las contribuciones y distribuciones anuales, consulte la Publicación 590, Acuerdos de jubilación individual (IRA).
Gastos Médicos y Dentales
Además de los registros que lleva de los gastos médicos regulares, debe mantener registros de los gastos de transporte que son principalmente y esenciales para la atención médica. Puede registrar estos gastos en un diario. Debe registrar los gastos de gasolina y petróleo directamente relacionados con ese transporte. Si no desea mantener registros de sus gastos reales, puede mantener un registro de las millas que conduce su automóvil con fines médicos y utilizar la tarifa estándar por milla. También debe mantener registros de las tarifas de estacionamiento, peajes, tarifas de taxi y tarifas de autobús.
Para obtener información sobre los gastos médicos y la tarifa estándar por milla, consulte la Publicación 502, Gastos médicos y dentales (incluido el crédito fiscal por cobertura de salud).
Intereses hipotecarios
Si pagó intereses hipotecarios de $600 o más, debe recibir el Formulario 1098, Declaración de intereses hipotecarios. Guarde este formulario y su estado de cuenta de la hipoteca y la información del préstamo en sus registros. Para obtener información sobre los intereses hipotecarios, consulte la Publicación 936, Deducción de intereses hipotecarios.
Gastos de mudanza
Es posible que pueda deducir los gastos de mudanza calificados que no se reembolsan. Para obtener más información sobre qué gastos califican y qué registros necesita, consulte la Publicación 521, Gastos de mudanza.
Pensiones y Anualidades
Use la hoja de trabajo en las instrucciones de su declaración de impuestos para calcular la parte imponible de su pensión o anualidad. Guarde una copia de la hoja de trabajo completa hasta que recupere por completo sus contribuciones. Para obtener información sobre pensiones y anualidades, consulte la Publicación 575, Pension and Annuity Income, o la Publicación 721, Tax Guide to US Civil Service Retirement Benefits.
Impuestos
Los formularios W-2 y 1099-R muestran el impuesto sobre la renta estatal retenido de sus salarios y pensiones. Debe conservar una copia de estos formularios para comprobar el monto de la retención estatal. Si realizó pagos estimados de impuestos estatales sobre la renta, debe conservar una copia del formulario o su(s) cheque(s).
También debe conservar copias de sus declaraciones de impuestos estatales sobre la renta. Si recibió un reembolso de impuestos estatales sobre la renta, el estado puede enviarle el Formulario 1099-G, Ciertos pagos del gobierno.
Guarde los estados de cuenta de la hipoteca, las evaluaciones de impuestos u otros documentos como registros de los impuestos sobre bienes inmuebles y bienes personales que pagó.
Si dedujo los impuestos sobre las ventas generales estatales y locales reales en lugar de utilizar las tablas de impuestos sobre las ventas estatales opcionales, debe conservar sus recibos reales que muestren los impuestos sobre las ventas generales pagados.
Consejos
Debe mantener un registro diario para informar con precisión sus propinas en su declaración. Puede usar el Formulario 4070A, Registro diario de propinas del empleado, que se encuentra en la Publicación 1244, Registro diario de propinas del empleado e informe al empleador, para registrar sus propinas.
